Burgerbetrokkenheid maakt bij de meeste ruimtelijke projecten inherent deel uit van het planningsproces. Maar door de coronamaatregelen werden de laatste maanden heel wat infovergaderingen en participatiemomenten van het ene moment op het andere afgelast. Dat leidde in heel wat gemeenten tot een vertraging van de processen. De stad Mechelen schakelde als een van de eerste lokale besturen over op digitale bewonersvergaderingen. Eerste schepen Patrick Princen en projectmedewerker participatie Dirk Mattheeuws delen hun ervaringen. [Dit artikel/interview werd gepubliceerd in Tijdschrift Publieke Ruimte, nr. 35 september 2020]Auteur: Jan Villain, Infopunt Publieke Ruimte

Participatie: helder en duidelijk vanaf de start

Patrick Princen (VLD-Groen-M+) is schepen van Openbare Werken, Groen en Natuurontwikkeling, Parken en Stadstuinen en Communicatie en Participatie. “Bij werken in de stedelijke ruimte komt veel participatie kijken. De manier waarop dat gebeurt, verschilt per project en is steeds maatwerk. In een aantal gevallen is participatie decretaal voorgeschreven. Dat is bijvoorbeeld zo bij de opmaak van ruimtelijke uitvoeringsplannen (RUP) en het beleidsplan ruimte.”

“Het is belangrijk om de vorm en het moment van participatie goed te bepalen. Wanneer en hoe informeren en betrekken we inwoners? Wanneer laten we het initiatief aan burgers? Het kader van elk project moet duidelijk bepaald en vanaf de start helder zijn: wie willen we op welk moment betrekken? Hoe ver gaat de participatie? Op welk moment neemt de overheid een beslissing? Je kan mensen informeren, consulteren en daardoor zaken bijschaven, maar je kan ook ideeën verzamelen waarmee het stadsbestuur en experten aan de slag gaan.”

Online verder met lopend proces

Op vraag van de bewoners onthardt en vergroent Mechelen een deel van de Korte Veluwestraat in het historische stadscentrum. De eerste fase van het participatietraject was al achter de rug op het moment dat de coronamaatregelen ingingen. Overschakelen van fysieke naar digitale bijeenkomsten tussen stadsbestuur in bewoners liep vlot.

Patrick Princen: “De bewoners van de Korte Veluwestraat waren erg betrokken bij het project. Dat het om een kleine straat gaat waarin maar een twintigtal gezinnen wonen – die we vooraf al goed kenden, heeft daar zeker toe bijgedragen.”

“Die goede band met bewoners en handelaars is voor ons belangrijk. Toen we de Onze-Lieve-Vrouwstraat lieten heraanleggen, reikten de bewoners ervan suggesties aan over groenzones, fietsenstallingen en plaatsen om te laden en te lossen. Dat maakte het gemakkelijker om het ontwerp digitaal te presenteren. Wie vragen had, mocht die stellen via de chatbox. Samen met de ontwerpers beantwoordden we die vragen dan.”

“In de huidige situatie lijkt me dat een ideale manier van werken: we boden alle informatie op voorhand digitaal aan, zodat bewoners die al konden bekijken. Daarna namen ze deel aan een live webinar, waarbij ze ook vragen konden stellen. Op de website verzamelden we die vragen en antwoorden, zodat mensen ook achteraf nog kunnen reageren.”

“Dat we de bewoners al eerder ontmoetten, maakte die overgang gemakkelijker. Een digitaal participatietraject opstarten met mensen die we nog niet kennen, lijkt me minder eenvoudig. Bij de opstart van een ontwerpproces is het vooral belangrijk dat mensen hun wensen en gevoeligheden kenbaar maken. Dat is in een online meeting niet vanzelfsprekend. We hebben nog niet de tools om helemaal digitaal te werken op momenten dat we creatieve en innovatieve inbreng verwachten van bewoners.”

Corona is geen excuus om participatie uit te stellen

Patrick Princen: “Door bewoners de kans te geven om vragen te stellen via een chatbox, verlagen we de drempel. Het gebeurt wel eens dat in fysieke participatiebijeenkomsten mensen opduiken die een heleboel ideeën hebben en daarom veel aandacht krijgen. In een chatbox krijgen ook anderen meer kans om deel te nemen aan het gesprek.”

“Natuurlijk zijn er altijd mensen die je niet of nauwelijks bereikt via digitale media, maar langs de andere kant zijn veel mensen blij dat ze zich niet moeten verplaatsen naar een bijeenkomst. Het blijft wel een uitdaging om digibeten te bereiken, mensen die weinig of geen toegang hebben tot online media.”

“De uitbraak van het coronavirus en de beperkende maatregelen mogen geen excuus zijn om de participatieprojecten te verminderen of helemaal te stoppen. Er bestaan genoeg digitale tools, maar we moeten er wel waakzaam voor blijven dat we mensen maximaal bereiken en dat we een zo groot mogelijke diversiteit aan stemmen horen.”

Projectmedewerker participatie Dirk Mattheeuws vult aan: “We verspreiden niet alleen informatie via onze website. Ook via brieven, publicaties in het stedelijk infoblad en het digitale buurtplatform Hoplr houden we iedereen op de hoogte. Wie vragen of opmerkingen heeft, kan altijd bij ons terecht.

"Door transparant te communiceren, kan iedereen het proces volgen"

Daarnaast betrekken we lokale actoren zoals dienstencentra voor senioren, kinderen jeugdwerkingen en stedelijke adviesraden. Zij communiceren dan verder naar hun eigen achterban.”

Burgerpanel versterkt gemeenteraad

Om de mening van haar bevolking te le- ren kennen, startte het Mechelse stadsbestuur met een burgerpanel. De inspiratie daarvoor haalde de stad bij de Oostkantons. Het panel is een proefproject en zal de gemeenteraad versterken en adviseren over bepaalde thema’s.

Patrick Princen: “De gemeenteraadscommissies stelden diverse thema’s voor. Zowel meerderheid als oppositie kozen ervoor om burgers te betrekken bij het thema ‘Een ideale mix tussen een bruisende stad en een rustige en gezellige woonstad’.”

Op basis van een aselecte steekproef uit het bevolkingsregister (waarbij alle Mechelaars boven de 16 jaar evenveel kans hadden) kregen vijfduizend Mechelaars een uitnodiging om zich kandidaat te stellen. Vijfhonderd mensen deden dat effectief. Tijdens een tweede loting selecteerde de stad de uiteindelijke vijftig kandidaten voor het burgerpanel. Daarbij werd rekening gehouden met diversiteit in leeftijd, gender, opleiding en de verschillende wijken en dorpen in en rond de stad.

“Een responsgraad van 10% is in een stedelijke context best wel veel”, vertelt Dirk Mattheeuws. “Het toont aan dat het experimentele onze inwoners aanspreekt. Ze willen erbij zijn en betrokken worden.” Initieel besliste de stad dat het burgerpanel drie dagen zou samenkomen. Tijdens een kennismakingsdag zouden alle verwachtingen en randvoorwaarden op de tafel komen. Zo kon de stad kinderopvang of verplaatsingen regelen voor panelleden die dat wensten. De twee volgende dagen zou het panel werken rond het thema, om een advies te kunnen afleveren aan de gemeenteraad die dan de keuzes maakt, beslissingen neemt en die vormgeeft in het beleid. De eerste samenkomst stond gepland in maart, bij het begin van de lockdown. Patrick Princen: “De eerste bijeenkomst ging niet door. We hebben alle burgers van het panel telefonisch gecontacteerd en ge- informeerd hoe zij de coronamaatregelen ervaarden. Hun respons namen we mee in het coronabeleid van onze stad.”

“Het burgerpanel weerspiegelt de menin- gen die onder de bevolking leven,” vult Dirk Mattheeuws aan. “En uit de gesprekken die we met hen voerden, bleek heel duidelijk dat openbare ruimte belangrijk was in tijden van corona.” Patrick Princen beaamt: “Het gebruik en de verdeling van en de omgang met de ruimte waren boeiende elementen om mee aan de slag te gaan. Maar voor wat we nu met ons burgerpanel voor ogen hebben, moeten we fysiek samenkomen. Dat gaat op dit moment niet (het interview vond plaats op 3 augustus 2020, nvdr), en we kunnen het vooralsnog niet opvangen met digitale middelen.”

Transparantie vergroten met nieuwe mogelijkheden

De coronasituatie maakt het Mechelen niet gemakkelijk. Het stadsbestuur blijft wel steeds op zoek gaan naar nieuwe mogelijkheden.

Dirk Mattheeuws: “Voor het planningsproces van het RUP Spreeuwenhoek organiseerden we een online meeting via Google Teams. Alle geïnteresseerde bewoners kregen daarvoor een uitnodiging. Deelnemers kregen een vooraf opgenomen filmpje te zien en konden vragen stellen die we in een webinar beantwoordden. Via een chatfunctie konden de bewoners nog bijkomende vragen stellen. Al die vragen en antwoorden plaatsten we nadien op onze website.”

“Je moet vooraf goede informatie geven waarop mensen kunnen reageren, ook al zijn het vaak technische kwesties. Via het stadsmagazine proberen we de mensen te informeren die we niet digitaal kunnen bereiken. Corona heeft op vlak van participatie geen zaken geblokkeerd. We trachten creatief te zijn door toch minstens het minimale aan informatie aan te bieden en mensen betrokken te houden.”

“Deze situatie dwong ons structureler om te gaan met vragen en antwoorden, én met permanente bereikbaarheid van info voor de burger”

Patrick Princen: “Deze situatie maakte onze werking transparanter. Ze dwong ons structureler om te gaan met vragen en antwoorden, én met permanente bereikbaarheid van info voor de burger. Wie vroeger niet op een bewonersvergadering was, wist veel minder. Nu vindt iedereen alles op onze website en kunnen mensen het hele proces volgen.”

Aan deze transparantie is ook een keerzijde: een opgenomen vergadering verspreid via een website kan verder verspreid en bekeken worden. Verhoogt dat de drempel niet voor sommige mensen? Zijn zij niet banger om uitspraken te doen? Voor de participanten maakt het volgens Patrick Princen weinig verschil. “Anderzijds, wat je als overheid of expert op een vergadering zegt, ligt dan wel vast. Het is dan best mogelijk dat we op een later tijdstip geconfronteerd worden met zaken die we bevestigden en die toch niet gerealiseerd zijn. In dat geval is een verantwoording nodig. Misschien zullen sommigen ook voorzichtiger zijn met het formuleren van lucratieve beloftes. Dat lijkt mij zelfs méér democratisch.”

“Digitalisering heeft zeker zijn voordelen en uit de oefeningen die we nu maken kunnen we als stedelijke organisatie veel leren. We moeten een duidelijk kader creëren voor digitale participatie en – van zodra het kan – ook opnieuw fysiek samenkomen. Zo kunnen we mensen maximaal bereiken en beroep doen op hun creatieve en innovatieve ideeën. We gaan zeker op deze weg verder.”